Introducción
El FrontEnd es el espacio de trabajo de cara a los usuarios del aplicativo, ya sea para la generación de nuevas solicitudes, o para la participación y/o resolución de las diferentes tareas definidas en los diferentes proceso implementados en simpleBPM.
Los perfiles de acceso para el FronEnd, se encuentran divididos en tres:
- Perfil Público
- Perfil Usuarios Registrados
- Perfil Institucional.
Cada uno de los cuales se detallan a continuación.
Perfil Público
En este caso deberá ingresar a la dirección desde el navegador (browser): http://demo.simpleBPM.cl/ una vez realizado se desplegará la pantalla de inicio de simpleBPM, representada de la siguiente forma:
En la imagen anterior se visualizan los procesos -trámites- que la Institución ofrece públicamente y que se pueden realizar dentro de simpleBPM, para iniciar un nuevo trámite sólo debe hacer clic sobre el botón Iniciar y el trámite seleccionado iniciará su proceso de gestión.
Como se habrá percatado, en el listado público podrían desplegarse trámites con la opción de Autenticarse y no Iniciar, esto es por la existencia de trámites que requieren de información privada o sensible los cuales requieren un registro previo.
Perfil Usuarios Registrados
Existen procesos -trámites- que requieren cierta información privada, especial o el trámite por normativa no se puede realizar directamente desde el Portal de simpleBPM, para esto es necesario que el Ciudadano / Usuario inicie sesión en el Portal de simpleBPM desde el navegador (browser): http://demo.simpleBPM.cl/.
Hay dos formas para el ingreso al Portal simpleBPM:
- Registrándose directamente en el Portal de simpleBPM.
- Poseer ClaveÚnica y acceder directamente con ella, siendo este último método la forma de validar realmente que el usuario que realice el trámite sea realmente quien dice ser, según normativa Chilena Vigente al 2015.
En el recuadro en rojo de la imagen siguiente se indica la sección en donde se podrá registrar y/o acceder al portal:
Una vez que haya ingresado, se desplegará la Ventana Principal del FrontEnd de simpleBPM para usuario registrado, en donde se podrá iniciar cualquier trámite realizable por el Ciudadano / Usuario de simpleBPM.
Se destacan las siguientes opciones:
Enlace Iniciar Trámite: corresponde a la opción predeterminada que se abrirá al ingresar al portal, esta opción lista todos los trámites disponibles, tanto para trámites públicos, trámites sólo para usuarios registrados, para proceder a iniciar un nuevo trámite simplemente seleccione el botón Iniciar , dentro de la fila del trámite que desea iniciar.
Enlace Bandeja de Entrada: con esta opción el usuario registrado podrá revisar los trámites/procesos que requieren de su intervención.
En caso que el trámite tenga acciones pendientes de realización, deberá hacer clic sobre el botón Realizar para su ejecución.
Para eliminar un trámite que haya iniciado y desea eliminar, desde la bandeja de entrada es posible de realizar, sí y sólo sí durante la gestión del trámite no habido participación de otros usuarios, esto lo podrá identificar porque bajo el trámite aparecerá el icono 
, en el que al realizar clic se podrá eliminar el trámite del sistema, considere que las eliminaciones no son reversibles.
Enlace Sin Asignar: con esta opción podrá revisar los trámites generados los cuales no tengan usuario ni grupo asignado para su gestión (revisión), pudiendo asignarse a si mismo las tareas de los procesos, esto hará que el trámite se mueva a su bandeja de entrada. Las opciones de la ventana Sin Asignar se visualizan en la imagen siguiente.
Para autoasignarse el trámite sin asignación, simplemente presione el botón Asignármelo. Al hacer esto el trámite irá inmediatamente a la bandeja de entrada de su usuario.
Enlace Participados: con esta opción usted podrá ver el listado de todos los trámites que ha participado, en donde le indicará el ID, el nombre del trámite que ha realizado, la etapa actual en que se encuentra el trámite, la última fecha que ha sido modificado dentro del proceso, el estado del trámite y el historial de tareas que ha ejecutado en el trámite. Tal como se puede visualizar en la imagen siguiente.
Perfil Institucional
Los usuarios con Perfil Institucional son aquellos usuarios generados en el menú de Configuración->Accesos FrontEnd, los cuales son participes en la resolución de las distintas tareas definidas en los procesos. Su forma de operar es idéntica a los usuarios registrados debiendo ingresar desde el navegador (browser) a http://demo.simpleBPM.cl/. La siguiente imagen despliega como se visualiza el ingreso de una usuario con perfil institucional, como se visualiza en la siguiente imagen:
TIP: Recuerde que los usuarios con Perfil Institucional, son los usuarios generados en el BackEnd, sección configuración->Accesos FrontEnd -> Usuarios
Dentro del bloque central de la ventana se despliega el listado de los trámites que pueden realizar los usuarios públicos, los usuarios registrados y los usuarios asignados directamente. Mientras que en el bloque de la izquierda, será posible gestionar los trámites visualizando los trámites que están en bandeja de entrada, los trámites sin asignar y los trámites que el usuario registrado ha participado. A continuación se explicarán cada una de las opciones de los enlaces.
Enlace Iniciar Trámite: corresponde a la opción predeterminada que se abrirá al ingresar al portal, esta opción lista todos los trámites disponibles, tanto para trámites públicos, trámites sólo para usuarios registrados, para proceder a iniciar un nuevo trámite simplemente seleccione el botón Iniciar , dentro de la fila del trámite que desea iniciar.
TIP: Los usuarios institucionales también pueden generar trámites como cualquier ciudadano o usuario.
Enlace Bandeja de Entrada: con esta opción el usuario registrado podrá revisar los trámites/procesos que requieren de su intervención.
En caso que el trámite tenga acciones pendientes de realización, deberá hacer clic sobre el botón Realizar para su ejecución.
Para eliminar un trámite que haya iniciado y desea eliminar, desde la bandeja de entrada es posible de realizar, sí y sólo sí en la gestión del trámite no habido participación de otros usuarios, esto lo podrá identificar porque bajo el trámite aparecerá el icono , en el que al realizar clic se podrá eliminar el trámite del sistema, considere que las eliminaciones no son reversibles.
Enlace Sin Asignar: con esta opción podrá revisar los trámites generados los cuales no tengan usuario ni grupo asignado para su gestión (revisión), con esta opción podrá asignarse a usted mismo las tareas de los procesos lo que hará que el trámite se mueva a su bandeja de entrada. Las opciones de la ventana Sin Asignar se visualizan en la imagen siguiente.
Para autoasignarse el trámite sin asignación, simplemente presione el botón Asignármelo. Al hacer esto el trámite irá inmediatamente a la bandeja de entrada de su usuario.
Enlace Participados: con esta opción usted podrá ver el listado de todos los trámites que ha participado, en donde se le indicará su ID, el nombre del trámite que ha realizado, la etapa actual en que se encuentra el trámite, la última fecha que ha sido modificado dentro del proceso, el estado del trámite y el historial de tareas que ha ejecutado en el trámite. Tal como se puede visualizar en la imagen siguiente.
Firmar electrónicamente un documento/certificado mediante token
simpleBPM tiene la capacidad de firmar electrónicamente documentos/certificados generados durante el modelamiento de procesos mediante un token (sección del manual: "BackEnd->MP - 2 - Generación y edición de Documentos y/o Certificados del BackEnd"), el token se encuentra en un dispositivo tipo pendrive que posee su firma electrónica en el interior.
Para su uso en simpleBPM es indispensable tener las siguientes consideraciones:
- Es requerida la instalación Java en su última versión https://www.java.com/es/download/.
- Sólo podrá firmar utilizando Internet Explorer y haber habilitado el plugin de Java.
- Los navegadores como: Chrome, Safari, Firefox y Edge han deshabilitado Java por motivos de seguridad y sus complementos, esto principalmente porque con los errores de Java un sitio web mal intencionado podría tener el control total del su equipo.
- Es posible habilitar el plugin de Java en distintos navegadores, sin embargo no está soportado su uso en simpleBPM, para esto diríjase al siguiente link para revisar las instrucciones de habilitación https://www.java.com/es/download/help/enable_browser.xml.
Cumpliendo los requisitos indicados anteriormente podrá firmar sus documentos/certificados en simpleBPM siguiendo los pasos siguientes.
Deberá ingresar al FrontEnd de simpleBPM e iniciar una tarea que tenga asociado un documento que requiera de firma electrónica mediante token. Antes de dar inicio a esta tarea es recomendable introducir su dispositivo token en su computador, de acuerdo a la siguiente imagen deberá presionar el botón Realizar:
Luego se desplegará la ventana con el documento a firmar (el diseño dependerá del formulario generado en el modelamiento de procesos), a modo de ejemplo es el siguiente:
En donde:
- Botón
Previsualizar el Documento: Permitirá revisar el documento antes de ser firmado, de modo de realizar una última validación. - Listado
Seleccione la firma: es parte del plugin de Java, el cual listará todas las firmas disponibles en su dispositivo con el token. - Botón
Firmar Documento: Permitirá realizar la firma del documento. Tenga paciencia que podría tomar un tiempo. Una vez firmado el documento no es posible quitar su firma. - Botón
Siguiente: es el botón genérico de todos los procesos, de modo de continuar la tarea, como se puede visualizar la ejecución es estándar.
El proceso continua su ejecución como cualquier otro:
Como pudo ver para firmar un documento con firma electrónica mediante token a nivel operativo es idéntico a la ejecución de cualquier otra tarea, sólo que antes de ejecutar la tarea deberá introducir su dispositivo token para luego firmar el documento en simpleBPM.
Información adicional - URL
Para el caso del manual la URL utilizada será http://demo.simpleBPM.cl/, pero debe tener presente lo siguiente:
- simpleBPM es ofrecido como un servicio SaaS, por lo cual la URL de su institución será:
http://INSTITUCION.simplebpm.cl. - En caso de optar por instalaciones locales de simpleBPM la URL será:
http://subDominio.Institucion.com